Die Abkürzung RSVP in Einladungen kommt aus dem Französischen. Es steht für "Répondez s'il vous plaît" und bedeutet nichts anders, als "Antworten Sie bitte" oder "Reagieren Sie bitte". RSVP wird oft geschrieben, wenn es bei Einladungen zu Veranstaltungen ein Enddatum gibt, bis zu dem eine Zu- oder Absage nötig ist. Das ist beispielsweise bei Einladungen zu Veranstaltungen sinnvoll, bei denen eine Vorabplanung (für ein Buffet, die Saalgröße...) nötig sind.

RSVP ist im 18. Jahrhundert populär geworden, als man zu Veranstaltungen, feinen Diners, großen Hochzeiten (...) in Frankreich und auch in England die "High Society" eingeladen hat. Es war jene Zeit, als solche Einladungen eben nicht mehr nur persönlich ausgsprochen wurden, sondern teilweise eben in schriftlicher Form mit Boten verschickt wurden. Solche Veranstaltungen konnte sich natürlich nur die Oberschicht tatsächlich in der Form leisten, dass man auch weiter entfernte Gäste zum Event eingeladen hat.

Ob man auf RSVP reagieren soll oder muß ist natürlich eine Frage der Höflichkeit. Bei der aktuellen Schwemme von Einladungen zu unterschiedlichsten Events, kann man aber nicht mehr zwingend davon ausgehen, dass sich alle Gäste daran halten. Aus eigener Erfahrung empfehlen wir daher einen kleinen Puffer einzuplanen, für Menschen, die am Event auch ohne vorherige Zusage erscheinen, das kommt immer wieder vor.

Bei E-Mail-Einladungen zu Veranstaltungen wird gerne ein grafischer Kopfbereich verwendet. Wichtig zu beachten ist, dass ein Bild als "Headergrafik" ein querformatiges Bild sein sollte. Ratsames Bildverhältnis ist etwa 3:1 oder 2:1 (Breite zu Höhe). Die Bilddatei sollte etwa 700 x 250 Pixel haben. Die Breite von 700 (schwankt auch je nach verwendetem System) ist im Bereich von E-Mail-Aussendungen etwa der übliche Größenwert.

Schlecht könnte sich ein quadratisches oder gar hochformatiges Bild auswirken, denn - wenn das Bild vom E-Mail-Programm nicht sofort geladen wird - dann ist eigentlich nur eine undefinierte weiße Fläche zu sehen. Wer aber bereits scrollen muß um überhaupt zum Inhalt zu gelangen, hat eine wesentlich höhere Wahrscheinlichkeit die Nachricht zu ignorieren oder direkt zu löschen.

Die wichtigsten Inhalte, die bei einer Einladung zu einer Veranstaltung nie vergessen werden sollten, sind diese Punkte:

• Anlass / Thema des Events
• Datum und Uhrzeit der Veranstaltung sowie Dauer
• Location, Anschrift / Adresse der Veranstaltung

In eine solche Einladung, damit sie auch als solche wahrgenommen und auch eine entsprechende Reaktion (Anmeldung...) erfolgt, gehören außerdem:

• Persönliche Anrede mit dem Namen des Gastes
• RSVP - Datumsangabe zur Rückmeldung

Diese Inhalte dürfen, wenn sie entsprechend knapp formuliert werden können, auch vor dem Call-To-Action-Bereich sein, der zur Zu- oder Absage zum Event führt. Viel mehr Inhalt sollte aber vor der (ersten) Reaktionsmöglichkeit im Mail nicht zu finden sein.

Weiters sollte bedacht werden, dass zusätzliche Informationen in der Einladung mitgeschickt werden sollten, wenn diese für den Anlass zutreffend sind:

• Dresscode für das Publikum
• Option eine Begleitperson mitzubringen / anzumelden
• Anreisehinweise, Parksituation, öffentl. Verkehr
• Programm und Ablauf

Wer diese Inhalte in einer E-Mail-Einladung für ein Event erfüllt, hat alle wichtigen Kriterien integriert. Alles andere, wie eine charmante Formulierung oder eine kreative Ansprache sind dann noch ein positiver Zusatzeffekt.

Zunächst ist das Bildformat des Headerbildes wichtig, wenn Sie ein solches für Ihre Einladung verwenden möchten. Wir sprechen hier jetzt nicht über die Frage GIF, JPG oder PNG, sondern das Seitenverhältnis.

Verwenden Sie nach Möglichkeit immer ein möglichst querformatiges Bild, also etwa im Verhältnis 2:1 oder 3:1 (Breite zu Höhe). Wenn nämlich im E-Mail-Programm des von Ihnen eingeladenen Gastes keine externen Bilder automatisch geladen werden, dann erscheint dort üblicherweise eine weiße Fläche, die erst mit dem Bild ersetzt wird, wenn im E-Mail-Programm die Einstellung dazu erlaubt wird.

Ratgeber für Save the Date Event-Mails

Problem an der weißen Fläche ist aber: Wenn das Bild hochformatig ist, dann ist in vielen E-Mail-Programm-Layouts (und auf Smartphones noch öfter) die E-Mail zunächst nur als ein großer weißer Kasten zu sehen. Die persönliche Anrede und damit das Verständnis, dass es sich um eine persönliche Nachricht handelt (Stichwort: Relevanz), geht unter. Der Text und insbesondere die persönliche Anrede sollte in einer digitalen Einladung möglichst weit oben beginnen, das schaffen Sie dann, wenn das Headerbild nicht zu viel "Höhe" einnimmt.

Wichtiges Kriterium: Kann das Newsletter-System Dinge wie "Hier geht's zur Browser-Version" unterdrücken, oder erscheint das immer in der E-Mail-Vorschau? Wenn ja, dann Finger weg vom Newsletter-System.

Ratgeber zur digitalen Einladung für Events

Wenn das Newslettersystem technisch so aufgebaut ist, dass es etwa im oberen Bereich des E-Mails automatisch solche Dinge wie "Unsubscribe" oder den berühmten Text "Wenn diese E-Mail nicht korrekt dargestellt wird..." einfügt, dann wird aus der digitalen Einladung automatisch eine unpersönliche Nachricht im Empfinden der eingeladenen Gäste.

Kann das Newsletter-System aber solche Dinge ausblenden und wirklich wie ein Serienmail agieren, sodass auch bereits in der Vorschau der E-Mails insbesondere auf Smartphones diese "Standardtexte" nicht erscheinen, dann kann auch ein Newsletter-System durchaus geeignet sein.

Einladungsmanagement und das Aussenden von Einladungen sind eine Frage von "Conversion-Qualität". Mit einem guten Betreff können Sie die Rückmeldequote steigern, schließlich ist der Betreff der erste Punkt der Aufmerksamkeit und entscheidet oft darüber ob das Mail mit dem Delete-Button bereits im Papierkorb landet. Wichtig daran ist, dass - so einfach das klingt - im Betreff klar ist, dass es sich um eine Einladung handelt und man darauf reagieren kann und soll.

Digitale Einladung - Ratgeber

Wer nun denkt, das sei ohnehin klar: Beispielsweise bei Fachkongressen kommt es viel zu oft vor, dass die Reaktionsmöglichkeit oder die Tatsache "Einladung" gar nicht im Betreff steht. Viel zu oft ist der Betreff beispielsweise der Titel des Kongresses oder einer Veranstaltung.

Ungeeignet für den Betreff

• Wie der Schienenverkehr zukunftsfähig gemacht wird?
• Zukunft am Bau: Nachhaltigkeit bei der Rohstoffbeschaffung
• echonet feiert den 25. Geburtstag

Die ersten beiden haben den Charakter einer Überschrift für eine Presseaussendung und auch wenn beim 3. bereits von einer "Feier" die Rede ist: Man sieht nicht, dass man zu einem echten Fest eingeladen ist, sondern nimmt zur Kenntnis, dass die Firma eben 25 Jahre alt ist.

Nehmen Sie Begriffe wie "Einladung", "Sie sind eingeladen", "Jetzt anmelden" oder ähnliche Formulierungen in den Betreff der digitalen Einladung, die Sie versenden.